《中華人民共和國檔案法實施條例》(以下簡稱《條例》)是為了推進新修訂《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)的貫徹實施而制定的，是一部有別于補充性行政法規(guī)和解釋性行政法規(guī)的輔助性行政法規(guī)，其內容主要是細化《檔案法》有關要求，就《檔案法》部分條款的實施提出要求和方法，各單位在貫徹實施《檔案法》時都必須遵守。企業(yè)作為國家重要經(jīng)濟科技活動組織，也需要依據(jù)《條例》貫徹實施《檔案法》。為幫助企業(yè)更好地貫徹實施好《條例》，本文就其中與企業(yè)檔案工作有關的內容及其實施要求予以介紹，供廣大企業(yè)檔案工作者參考。
把堅持和加強黨對檔案工作領導落到實處
檔案工作具有較強的政治屬性，《檔案法》旗幟鮮明地提出“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領導”。為了更好地落實這一要求，《條例》第三條不僅重申了這一要求，而且對落實該要求提出了具體路徑和方法，即“全面貫徹黨的路線方針政策和決策部署，健全黨領導檔案工作的體制機制，把黨的領導貫徹到檔案工作各方面和各環(huán)節(jié)”。各企業(yè)在《條例》實施中要注意開展以下工作。一是要貫徹第一議題制度，對中央領導關于檔案工作重要指示批示、黨中央關于檔案工作重要方針政策和決策部署及時在黨委(黨組)會上學習傳達并轉化為本企業(yè)的具體行動，不折不扣地加以貫徹落實。二是要確定一名黨組成員(黨委委員高管)分管檔案工作，建立黨委(黨組)了解并聽取檔案工作開展情況匯報的制度性安排，及時解決檔案工作中存在的問題，將檔案工作納入有關考核，為檔案工作正常開展提供支持保障。三是檔案部門要及時將檔案制度建設、體制機制建設、檔案業(yè)務監(jiān)督指導、檔案收管用工作及時向黨委(黨組)匯報，重要文件要提交黨委(黨組)審議，確保把黨的領導貫徹到檔案工作各方面和各環(huán)節(jié)。
加強檔案工作責任制建設
加強責任制建設是做好各項工作的重要方法，檔案工作也不例外?！稐l例》圍繞《檔案法》提出的檔案工作責任制建設要求，對誰該負責檔案工作、誰負檔案工作的什么責任、不負檔案工作責任要承擔什么后果等進一步細化。具體到企業(yè)檔案工作，《條例》第四條提出，“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強本單位檔案工作，履行檔案工作主體責任，保障檔案工作依法開展”?！稐l例》第十四條對企業(yè)事業(yè)單位和其他組織確定的檔案機構或者檔案工作人員履行檔案職責進行了細化，即“(一)貫徹執(zhí)行有關法律、法規(guī)、規(guī)章和國家有關方針政策，建立健全本單位檔案工作制度規(guī)范;(二)指導本單位相關材料的形成、積累、整理和歸檔，統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關檔案館移交檔案;(三)監(jiān)督、指導所屬單位的檔案工作”。企業(yè)要重點做好以下工作：一是細化檔案工作職責，明確分管檔案工作領導，明確歸口檔案工作的部門，明確各業(yè)務部門負責檔案工作的負責人、專兼職檔案員和業(yè)務人員。二是明確檔案部門、業(yè)務部門負責人、業(yè)務人員、兼職檔案員的檔案工作職責。三是建立檔案違法違紀責任追究制度，及時對檔案違法違紀人員追究責任。
將檔案管理要求落實落細
《條例》第二十二條、第二十四條、第二十五條對《檔案法》有關檔案管理要求作了進一步細化。一是要把檔案保管要求落實好。即要按照《條例》第二十二條的要求，建立健全科學的管理制度和查閱利用規(guī)范，制定有針對性的安全風險管控措施和應急預案;配置適宜安全保存檔案、符合國家有關規(guī)定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調控等必要的設施設備;根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理;根據(jù)需要和可能，配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的設施設備;編制檔案目錄等便于檔案查找和利用的檢索工具。在前期的檔案檢查中發(fā)現(xiàn)不少企業(yè)檔案庫房空間緊張，消防設施不到位，設在建筑高層庫房沒有防盜措施，檔案信息化設施設備不足，這些問題要加緊解決。二是要根據(jù)第二十四條及時開展檔案鑒定工作，形成鑒定工作報告。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案，應當重新劃定保管期限并作出標注。經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》相關要求進行銷毀。三是要配合檔案主管部門做好具有永久保存價值檔案目錄數(shù)據(jù)匯交工作。
合規(guī)開展檔案出境和管理服務外包工作
隨著我國改革開放步伐的加快，檔案出境在所難免。為了保障國家安全，《條例》第二十六條、第二十七條進一步明確了檔案出境相關措施，對檔案出境的條件、審批權、出境流程等進行了細化。各企業(yè)在辦理檔案出境手續(xù)時，除按審批權限報檔案主管部門審批外，在檔案或者復制件出境時要主動向海關申報核驗，并按照出境申請審查批準意見，妥善保管、處置出境的檔案或者復制件，檔案或者復制件出境涉及數(shù)據(jù)出境的，還應當符合國家關于數(shù)據(jù)出境的相關規(guī)定。
隨著經(jīng)濟發(fā)展，越來越多的企業(yè)將檔案保管、數(shù)字化、整理、開發(fā)利用等檔案管理服務工作外包。針對當前檔案管理服務外包工作中存在的問題，《條例》第二十八條對承包方選擇和外包服務過程進行了細化，進一步明確了委托方的責任和義務。各企業(yè)在檔案管理服務外包時，承包方要具有企業(yè)法人資格和相應的經(jīng)營范圍，具有與從事檔案整理、寄存、開發(fā)利用、數(shù)字化等相關服務相適應的場所、設施設備、專業(yè)人員和專業(yè)能力，具有保證檔案安全的管理體系和保障措施。承包方三方面條件缺一不可。除此之外，還要對外包服務過程進行全程指導和監(jiān)督，確保檔案安全和服務質量。
遵守檔案利用和公布相關規(guī)定
各企業(yè)檔案室檔案屬于未進館未公布檔案，一般不對公眾提供利用，也不向社會公布或開放，但在一些情形下也需要對外提供利用或涉及公布問題。如，有些學者在研究中會對企業(yè)未進館檔案提出利用需求，政府、第三方機構在履行職責過程中會要求企業(yè)提供檔案，這些都涉及檔案外部利用問題。關于檔案公布情形，如企業(yè)利用檔案室檔案制作展覽，展覽參觀人員范圍較廣，或者是企業(yè)利用本企業(yè)檔案室檔案編研公開出版的編研成果，這些均涉及對本企業(yè)檔案室檔案的公布問題?！稐l例》第三十四條對檔案室對外提供檔案利用提出了具體要求，第三十六條對企業(yè)檔案室檔案的公布進行了規(guī)范，各企業(yè)要遵守這些規(guī)定。一是如遇外單位或公民向本企業(yè)申請利用保管在本企業(yè)檔案室的檔案，企業(yè)需要做好相應利用同意審批手續(xù)，為此各企業(yè)應建立外單位和公民個人利用本企業(yè)檔案的制度。二是如接到相關檔案館協(xié)同審核未開放檔案利用事項，企業(yè)應及時配合。三是企業(yè)在檔案展覽、編研及其他方式利用檔案涉及保管在本檔案室檔案的公布時應做好前期審核工作，本企業(yè)無法確定是否可以公布時，可報上級主管部門確認。四是用好檔案復制件。《條例》第三十二條提出“數(shù)字、縮微以及其他復制形式的檔案復制件，載有檔案保管單位簽章標識的，具有與檔案原件同等的效力”。各企業(yè)可以充分利用此規(guī)定，在對外提供檔案利用時盡可能用載有簽章標識的檔案復制件代替原件。
積極推進檔案信息化建設
檔案信息化是《檔案法》修訂后新增加內容，分量較重，有關要求基本覆蓋。為推進檔案信息化工作，《條例》第三十八條對《檔案法》一些原則性的要求作了細化和補充，各企業(yè)在實施時要重點關注。一是要積極履行電子檔案管理信息系統(tǒng)建設責任。隨著信息化的深入廣泛應用，電子文件大量產(chǎn)生，電子文件歸檔迫在眉睫，只有實施電子檔案管理信息系統(tǒng)才能規(guī)范開展電子文件歸檔工作，因此《條例》提出，“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設”，以滿足電子文件歸檔需要。在建設電子檔案管理信息系統(tǒng)時，應當按照國家相關規(guī)定進行，并符合國家有關網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全以及保密等的規(guī)定。二是要加強檔案信息化規(guī)劃工作?！稐l例》提出“機關、群團組織、國有企業(yè)事業(yè)單位應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規(guī)劃”，對企業(yè)檔案信息化規(guī)劃保障提出了具體要求。各企業(yè)要積極履行好義務，將檔案信息化納入企業(yè)信息化規(guī)劃，確保企業(yè)檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調發(fā)展。三是要按照《條例》要求做好辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能開發(fā)和實施?！稐l例》對《檔案法》提出的電子檔案管理信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)相銜接的要求進行了細化，即具體為建設歸檔功能。各企業(yè)要讓檔案部門或檔案人員全程參與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)規(guī)劃、設計、開發(fā)、實施等工作，實現(xiàn)歸檔功能與業(yè)務系統(tǒng)同規(guī)劃、同設計、同開發(fā)、同實施、同上線，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理信息系統(tǒng)的銜接。
切實履行好檔案監(jiān)督檢查義務
監(jiān)督檢查也是《檔案法》此次修訂增加內容，就檔案工作全方位監(jiān)督檢查作了制度安排和頂層設計。《條例》對《檔案法》部分要求進行了細化和補充，其中第四十五條補充了“國家檔案館和機關、群團組織、國有企業(yè)事業(yè)單位應當定期向同級檔案主管部門報送本單位檔案工作情況”。第四十六條對涉嫌檔案違法的線索和案件處置及檔案違法行為的處理進行了細化，要求“檔案主管部門對投訴、舉報、監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)或者有關部門移送的涉嫌檔案違法的線索和案件，應當及時依法組織調查。經(jīng)調查，發(fā)現(xiàn)有檔案違法行為的，檔案主管部門應當依法予以處理。需要追究有關責任人責任的，檔案主管部門可以依法向其所在單位或者任免機關、單位提出處理建議。有關機關、單位應當及時將處理結果書面告知提出處理建議的檔案主管部門”。在實施過程中要切實履行上述職責。一是各企業(yè)要及時向檔案主管部門報送本單位檔案工作情況，為檔案主管部門全面了解本企業(yè)檔案工作情況，及時對企業(yè)檔案工作開展事前、事中、事后監(jiān)督提供條件。二是對于需追究有關人員檔案違法責任的，企業(yè)要根據(jù)檔案主管部門提出的處理建議依法追究有關人員責任，并及時將處理結果書面告知提出處理建議的檔案主管部門。
來源：中國檔案 網(wǎng)站
初審：鄭水云
復審：張騰騰
終審：李大明
